AIが作った資料は、出す前に人が見る点を4つ決めて研修で教える

数字は素材と1つずつ突き合わせる

AIは、渡された素材をもとに資料を作ります。そのとき、数字を写し間違えたり、似た数字と取り違えたりすることがあります。文章は自然なので、間違いに気づきにくいのが困る点です。

研修では、素材と資料を2つ並べて見せます。そして、資料の数字を上から順に、素材のどこにあるかを指で追わせ、見つからない数字には印を付けさせます。

ここで教えたいのは、読んで「合っていそうだ」と感じることと、突き合わせて「合っている」と言えることは別だという点です。感じただけで終わらせないように、印を付けた数を受講者に口に出してもらいます。

AIの答えを確かめる力そのものの教え方は、AIの答えを確かめる力は、指示の練習とは別に研修で練習させる（新しいタブで開きます）にまとめています。

要確認事項は人が埋める

AIは、分からない部分があると、資料の中に「要確認事項」として残すことがあります。これは、AIが人に渡してきた宿題です。

よくある失敗は、この宿題を読み飛ばして出してしまうことです。もう1つは、AIにもう一度頼んで、それらしい言葉で埋めさせてしまうことです。分からないから残した部分を、AIに埋めさせても、確かな内容にはなりません。

研修では、要確認事項が3か所ある資料を配ります。受講者は、誰に聞けば分かるか、どの書類を見れば分かるかを書き出し、そのうえで自分で答えを入れる練習をします。

社外に出す資料に社内の情報が混ざっていないか見る

社内の資料を素材にして、社外向けの資料を作らせる場面があります。このとき、社内だけの数字や、同僚の名前が、そのまま資料に入ることがあります。

研修では、社外に出す前の点検として、次の順で見る練習をします。

1. 資料を頭から最後まで読み、人の名前に印を付ける
2. 数字に印を付け、社外に出してよいものかを確かめる
3. 社内でしか通じない呼び方や部署名がないかを見る
4. 迷った印は、上司か担当者に聞く

名前や数字を見つけるだけなら、短い時間でできます。慣れるまでは、印を付ける作業を声に出しながら行わせると、抜けが減ります。

大きな資料は前半と後半に分けて頼む

ページ数の多い資料を、1回の依頼で作らせると、後ろのほうの品質が落ちたり、前に書いた内容と食い違ったりします。人が見るときも、一度に多くを見ると疲れて、見落としが出ます。

そこで、前半と後半に分けて頼む方法を教えます。前半ができたら人が見て直し、そのうえで後半を頼む流れです。分けることで見る量が減り、確認の質も上がります。

分け方の考え方は、AIに頼む作業は、1つの作業に判断を1つだけ入れると研修で教える（新しいタブで開きます）と同じです。

4つの点を表にして渡す

ここまでの4つは、1枚の表にして受講者に渡すと、職場に戻ってから使えます。

表の使い方も教えます。出す前に、4つの行を上から順に見て、終わった行に印を付けます。全部に印が付くまで、資料は出しません。

練習は間違いを入れた資料で行う

きれいな資料で練習すると、受講者は何も見つけられず、確認が形だけになります。そこで、あらかじめ間違いを入れた資料を用意します。入れておくのは、素材と違う数字、残した要確認事項、社内の人名です。

受講者は表を使って間違いを探し、見つけた数と見つけられなかった数を、研修のあとで一緒に確かめます。見つけられなかったものを見ると、どの点を見落としやすいかが、本人にも分かります。

最後は、自分の職場の実際の資料で同じ確認をもう一度行う時間です。弊社の研修（Qu）では、受講者が普段作る資料を持ち寄ってもらい、その場で4つの点を見る流れにしています。料金や進め方は、Qu のサイトで確認できます。

確認する人を決めておく

確認の方法を覚えても、誰が見るのかが決まっていないと、「誰かが見ただろう」で終わります。研修の最後に、資料を作った本人が見るのか、別の人が見るのかを、職場ごとに決めてもらいます。

大事な資料は、作った本人とは別の人が見ると、思い込みによる見落としが減ります。別の人が見る決まりの教え方は、AIで作った業務アプリは、別の人が確かめる決まりから教える（新しいタブで開きます）でも説明しています。