対等な組織で役割の違いを伝える方法は、対等さと役割を分けて教える

役割を言わないと、何が起きるか

役割の違いは、言葉にしなくても消えません。誰かが最後に決める場面は、必ずあります。それを言わないままにすると、決める人が誰なのかを、周りが空気で読み取ることになります。

空気で決まった役割には、本人の同意がありません。決める人は、決めたつもりがないのに決めたことになり、周りは納得しないまま従います。だれも悪くないのに、あとで「あの人が勝手に決めた」という不満が残ります。

ある連載では、対等を大切にする組織で、役割の違いが見えないところで力として働いたという経験が書かれています。この記事ではそれを一般的な判断として受け取り、「言葉にしないほうが、違いは強く残る」と考えます。会社が研修で教える理由はここです。言葉にした役割は、見える場所で直したり、交代したりできるからです。

対等であることと、役割が違うことを分ける

研修の最初に、二つの文を並べて板書します。

この二つは、同時に成り立ちます。受講者によく起きる誤解は、役割を言うことが「上から下へ命じること」だという思い込みです。そこで、命令と役割の説明を比べる練習を入れます。

「これをやっておいて」は、命令に聞こえます。「この資料の最終案は私が決める役です。あなたには、案を3つ出す役をお願いします」は、役割の説明です。後者は、相手の価値を下げずに、どこまでが誰の仕事かを伝えています。

役割を伝える文の型を教える

役割は、次の4つの要素を1文か2文に入れると伝わります。研修では、この型を紙に書いて、自分の仕事で埋めてもらいます。

1. この仕事で、私が持つ役割を言う
2. その役割が決めてよい範囲を言う
3. 相手にお願いしたい役割を言う
4. 役割は固定ではないので、見直す時期を言う

例を挙げます。「今回の見積書では、私は最終の金額を決める役です。あなたには、材料費の調べ直しをお願いします。この分担は今回の案件だけのもので、終わったら見直しましょう」。4つ目の一言が大切です。役割が案件ごとに変わるものだと分かると、受講者は「役割を言うと身分が固まる」という不安を手放しやすくなります。

研修の進め方

弊社の法人研修には、5名までの受講者に専属の講師が1対1でつく1on1型の短期集中研修があります。ここでは、講師と受講者の役割が最初から違います。講師は教える役、受講者は自分の仕事で試す役です。弊社はこの違いを、初回に口に出して確かめます。講師が上で受講者が下という話ではないと、先に言葉にしておくためです。

この場面は、そのまま教材にもなります。受講者に「いま、講師と自分の役割はどう違うと感じるか」を話してもらい、そのあと、自分の職場の上司や同僚との関係に置き換えて、同じ型で文を作ってもらいます。

進め方の目安は次の順です。まず、対等と役割の二つの文を、受講者が自分の言葉で言い直します。次は、命令に聞こえる言い方を、役割の説明に書き換える練習です。そのあと、4つの要素の型で自分の仕事の役割を文にし、2人1組で、相手に読み上げて聞こえ方を伝え合います。最後は、見直す時期をカレンダーに入れることです。

明日できる次の一手

読んでいる方が明日できるのは、いま抱えている仕事を1つ選び、上の4つの要素で自分の役割を2文にして書くことです。書いたら、一緒に動く相手に、会議の最初の1分で読み上げます。許可を取る必要はありません。「この仕事での私の役割を先に言います」と断るだけで足ります。

読み上げたあとに、相手にも同じ型で話してもらうよう頼みます。相手の役割が自分の想像と違えば、その場で食い違いが見つかります。食い違いは、仕事が始まる前に見つけるほど、直すのが楽です。

役割を決める紙1枚の書き方は、AIに出す許可を紙1枚で決める（新しいタブで開きます）でも説明しています。また、役割を渡す側の伝え方は、部下に仕事を任せる伝え方（新しいタブで開きます）にまとめました。

会社が役割を言葉にすべき理由

会社が役割の言葉を研修で教えるべき理由は、人が入れ替わる場面とトラブルが起きる場面で分かります。人が入れ替わるときは、新しい人が前任者の空気を読めません。トラブルのときは、責任を探す前に、まず誰の役割だったかを言葉で確かめられます。

対等を大切にする会社ほど、この言葉が必要です。上下で動く会社は、肩書が役割を教えてくれます。対等な会社には肩書の助けがありません。だからこそ、言葉で補います。役割を言うことは、対等さをこわす行為ではなく、対等さを続けるために必要な手間です。