部下に仕事を任せる伝え方は、期待の理由と最初の小さな仕事から教える

最初に伝えるのは期待の理由

任せるときに最初に言葉にするのは、なぜその人に頼むのかです。「手が空いたから頼む」と伝えると、受ける側は穴埋めだと受け取ります。仕事の中身が同じでも、やる気が変わります。

理由は、相手の力に結びつけて言います。たとえば次のような言い方です。

• 穴埋めに聞こえる言い方
  • 今週は空いているので、これをお願いします
• 期待として届く言い方
  • あなたの資料づくりの力が伸びると思うので、この仕事を任せたいです

研修では、受講者が自分の部下を1人思い浮かべます。そして「その人のどの力に期待しているか」を1文で書いてもらいます。書けなければ、まだ任せる準備ができていません。その気づきも研修の成果です。

最初は小さな仕事を1つ決める

期待を伝えたら、次は仕事を決めます。最初から大きな仕事を渡すと、途中で止まったときに、どこで止まったかが分かりません。まず小さな仕事を1つだけ決めます。

小さな仕事とは、1人で終わらせられて、出来上がりを見て確かめられる仕事です。会議の準備資料の下書きや、週次の報告のまとめなどが当たります。

研修では、次の順で書き出します。

1. 任せたい仕事を、思いつくだけ書く
2. その中から、1人で終えられるものに丸をつける
3. 丸のうち、出来上がりが目で見て確かめられるものを1つ選ぶ

選んだ仕事が、最初に任せる仕事です。うまく進んだら、次に少し大きい仕事を渡します。

完成の形と確かめる日を伝える

理由と仕事を決めたら、残りの伝えることを足します。これも研修では、短い項目に分けて教えます。

• 何ができたら終わりか
  • 「資料をまとめて」ではなく「A4で1枚、結論を先頭に」と書く
• いつまでか
  • 「なるべく早く」ではなく日付で書く
• 途中でいつ見せてもらうか
  • 最初の確認の日を、渡すときに決めておく
• 自分で決めてよいこと
  • 迷ったときに相談するか、決めて進めてよいかを先に言う

「なるべく早く」を日付に直すだけでも、受ける側の迷いは減ります。

AIに頼むときも同じ型を使う

AI研修の中で、この伝え方を教える理由があります。AIへの指示（プロンプト）が弱いときの原因は、人に頼むときに足りないものと同じことが多いからです。

AIには期待の理由は要らないのでは、と思うかもしれません。ただし、目的を書かないと、AIは一般的な答えを返します。人もAIも、何のための仕事かが分かると、出来上がりが近づきます。

AIと人で型を共通にすると、受講者は1つの型を覚えれば済みます。研修では、同じ仕事の依頼文を、部下向けとAI向けに続けて書いてもらい、書き比べると足りない項目が見えます。

研修の進め方

研修の流れは、次のようにします。

1. 自分が最近出した依頼を、1つ思い出して書く
2. 上の4つの項目で、足りなかったものに印をつける
3. 部下向けの依頼文を書き直す
4. 同じ依頼をAIに出し、返ってきたものを読んで直す
5. 隣の人に読んでもらい、分かりにくい箇所を聞く

書き直した依頼文は、その場で終わらせません。研修のあとに実際に1人へ渡し、結果を次の回で持ち寄ります。渡した結果を見て、期待の理由が届いたか、完成の形が足りたかを話し合います。

弊社の法人向け研修には、社員全員が受けられるワークショップがあり、参考価格は税抜30万円からです。まずは無料の実演デモから見ていただけます。管理職向けの回を組み込みたい場合も、まず依頼文の書き直しから始めるのが進めやすいと考えています。

研修を開く前に決めておくこと

人事や経営者が、研修を開く前に決めておくとよいことは2つです。

• 受講者が任せたい相手を、あらかじめ1人決めておく
  • 研修の中で書いた依頼文を、そのまま渡せるようにするため
• 最初に任せる仕事を、研修の日から1か月以内に渡すと決める
  • 渡すのが遅れるほど、研修で書いた内容が薄れるため

任せ方は、話を聞くだけでは身につきません。自分の部下とAIに向けて実際に書き、渡し、結果を見る流れを研修の中に入れることが大切です。