AIを入れる話が出ると、先に新しいツールの選び方へ目が向きます。ところが、社内の連絡がふだんどう書かれているかは、あまり見られません。この記事は、連絡を10件読んで型を確かめる方法を、研修でどう教えるかに答えます。AIを入れる前の確認です。
答えは、受講者に自分の職場の連絡を10件持ち寄らせることです。そして、同じ項目が同じ順で書かれているかを、自分の目で確かめさせます。ここでいう型とは、報告や依頼を書くときの、項目と順番が決まった形のことです。AIの使い方を教える前に、この読む作業を置くとよい、というのが弊社の考えです。
先に読む理由
型が決まっているかで、AIが手間を減らせる場所が変わるからです。型が決まっていれば、AIはその項目を拾って台帳に写せます。台帳とは、案件や受注などの記録をまとめた帳面のことです。型がばらばらなら、AIが読み取れない行が増えます。そのたびに人が確かめて直す手間が残ります。
ある会社の事例では、事務の人がすでに、ほぼ決まった型で報告していました。足りなかったのは型を直すことではなく、台帳に写す手間でした。連絡を読んだことで、手を入れる場所が書き方ではなく写す作業だと分かったのです。
会社にとっては、お金と社員の時間をどこにかけるかの分かれ目になります。書き方をそろえることに使うのか、写す作業を減らすことに使うのか。連絡を読む前には、この判断ができません。だから研修では、導入の相談より先に読ませます。読むだけなので、ツールを買う必要も、設定を変える必要もありません。
研修での進め方
進め方は次の5段です。
- 受講者に、自分の職場でふだん書かれている連絡を10件選ばせる。メール、チャット、日報のどれでもよい
- 人の名前、取引先の名前、金額は伏せさせる。外に出せない連絡は、研修の場へ持ち込まない
- 1件ずつ読み、書かれている項目を書き出させる。たとえば日付、案件名、結果、次の予定
- 10件を並べ、同じ項目が同じ順で書かれているかを見させる
- 2人1組で結果を話させ、自分には当たり前の書き方が、相手には違って見えないかを確かめさせる
ここで講師が気をつけるのは、書き直しを始めさせないことです。この時間は、今の状態を知るための読む時間です。直す話は、結果が出てからにします。連絡を書いた本人が目の前にいると、つい「次からこうします」と言いたくなるものです。それを止めないと、型が決まっているかどうかが分からないまま終わります。
読んだ結果の見方
10件を並べたあと、受講者には次の表で判断させます。
| 読んだ結果 | 判断 | 次にやること |
|---|---|---|
| 項目と順番がほぼそろっている | 型は決まっている | 型は直さず、台帳に写す手間を減らす方法を考える |
| 書く人によって項目が違う | 型が決まっていない | AIの前に、書く項目を決めて共有する |
| 場面ごとに2つの型に分かれる | 型が2種類ある | 場面ごとの型として分けて数える |
何件そろえば「ほぼそろっている」と数えるかは、研修では決めつけません。部署で話し合って決める点です。10件で足りるかどうかも同じで、受講者の仕事の量に合わせて、あとから増やしてよい数です。
弊社の研修での扱い
弊社の1on1型短期集中研修は、5名までの受講者を専属講師が1対1で見る形です。期間は2か月で、参考価格は税抜120万円からです（2026年10月時点）。自分の職場の連絡を読む作業では、人に見せにくい内容も出ます。そのため、1対1の形と合うと考えています。法人向けのプランの入口は、無料の実演デモです。
明日できる次の一手
読み手が明日できることは、先週の連絡を10件選ぶことです。選んだら、書かれている項目を紙に書き出します。AIの話は、まだしなくて構いません。道具を選ぶのは、読んだあとです。読んだ結果によって、選ぶ道具の役目が変わるからです。10件を横に並べて、同じ項目が同じ順で入っているかを見てください。
そろっていれば、次に考えるのは写す手間です。そろっていなければ、書く項目を決める話が先になります。項目を決める段になったら、次の記事が参考になります。
引き継ぎの書式を4つの欄で決める方法（新しいタブで開きます）
議事録に担当と期限を書く研修の進め方（新しいタブで開きます）
一つ目は書式の決め方を、二つ目は連絡に担当と期限を入れる書き方を説明しています。