議事録の研修では、誰が何をいつまでにやるかの書き方を教える

議事録を配ったのに、会議のあと誰も動かない。そんな場面は、多くの会社にあります。書き方が悪いのか、読む人が悪いのか、研修で何を教えればよいのか迷う人もいるでしょう。この記事は、議事録に何を書けば人が動けるのかと、それを研修でどう教えるのかに答えます。

人が動く議事録には、会議で決まったことと、誰が何をいつまでにやるかが書いてあります。弊社の研修では、この2つを書く練習から入ります。長くまとめる力より、宿題を書き落とさない習慣を先に教えるためです。

動けない議事録の特徴

動けない議事録の多くは、話した順に出来事を並べています。誰が何を言ったかは分かりますが、読んだ人は自分が何をすればよいのか分かりません。

結論に宿題がない議事録は、読んでも動けません。ここが研修で最初に伝える点です。

次の表は、同じ内容を2通りに書いた例です。

表の名前と日付は、書き方を見せるための例です。実際の会社の記録ではありません。

議事録の型は、欄で教えると迷いません。受講者に配る型は、次の欄だけにします。

話の流れを書く欄は、あえて作りません。流れを書く欄があると、受講者はそこを埋めて満足するからです。

受講者に伝えたいのは、「なるべく早く」と書くと、読む人ごとに期限が違ってしまうことです。ある人は今日のうちと読み、別の人は来週でよいと読みます。

研修では、次のように説明します。

読み上げる場面を含めるのが大切です。その場で日付が食い違えば、会議の中で直せます。議事録を配ってから直すより、手間が少なくなります。

結論が出なかった会議の議事録は、書くことがないように見えます。しかし、書くことはあります。

決まらなかった会議でも、次に話す日が書いてあれば、止まっていないことが読む人に伝わります。研修では、わざと結論が出ない会議の記録を配り、この3行だけで書き直してもらいます。

研修では、書く練習より先に、直す練習を行います。ゼロから書くより、ひどい議事録を直すほうが、欠けているものに気づきやすいからです。

書き直したあとで全員の答えがそろえば成功です。そろわなければ、日付か担当者がどこかで抜けています。

AIに議事録を作らせる場合も、この型は変わりません。AIに渡す指示の中に、3つの欄を入れておきます。出てきた文章は、宿題に担当者と日付が入っているかを、人が確かめる流れです。AIを使った議事録の進め方は、議事録をAIで作るワークショップの進め方｜60分の時間割と準備するもの（新しいタブで開きます）にまとめています。

研修が終わっても、現場で使われなければ意味がありません。次の週に、各部署の議事録を1本ずつ見せてもらいます。見るのは文章のうまさではなく、宿題に担当者と日付があるかどうかだけです。

欠けていた議事録は、書いた人を責めずに、会議の場で直します。直す場に参加した人が、次の会議で同じ書き方をするようになります。

こうした研修は、弊社の法人向けのワークショップ（社員全員が対象、1回3時間、30万円〜、税抜の参考価格）で扱えます。議事録に限らず、会社で実際に使っている文書を持ち込んで直す形にもできます。2026年10月時点の内容です。まずは無料の実演デモから見られます。

人が動く議事録は、特別な文章力がなくても書けます。決まったこと、宿題、次に話す日の3つが日付つきで並んでいれば、読んだ人は自分の仕事を決められます。研修の狙いは、その型を直す練習で体に覚えてもらうことです。