会議で決めたルールが、気づけば10個を超えている。現場では守る人と忘れる人が出て、確かめる側も疲れてしまう。この記事は、現場にお願いするルールを2つまでに絞る方法を、研修でどう教えるかに答える。
研修では、ルールを足す練習ではなく、減らす練習が中心です。受講者に、現場へお願いしたい決まりをすべて書き出してもらい、仕事の結果に直接つながる2つだけを残してもらい、外したルールには外した理由を1行ずつ書かせます。この3つの作業を1回の研修の課題にすれば、絞る考え方が身につきます。
2つまでにする理由
ルールが多いと、現場はどれを先に守ればよいか分からなくなります。仕事の途中で読み返す余裕もありません。すると、どのルールも半分しか守られない状態になります。
ある会社の事例では、現場に頼んだのは2つだけでした。1つ目は、受注か失注が決まったら一言書くこと。2つ目は、お客さん1人につき1通で送ることです。この2つなら、研修の場で全員が口に出して言えます。口に出して言えることが、守られるルールの条件だと弊社は考えています。
会社に2つまでが要る理由は、守られているかを確かめる手間にもあります。ルールが増えるほど、見る人の時間も増えていきます。見る人が追えなくなった時点で、決まりは書いてあるだけの状態です。
研修で最初に書かせること
最初の演習は、ルールの棚卸しです。次の順に進めます。
- 現場にお願いしたい決まりを、付箋に1枚1つで書く
- 付箋を数えて、全部でいくつあるかを声に出す
- 「守られなかったら、お客さんや売上に何が起きるか」を付箋ごとに書く
- 何も起きない付箋を外す
多くの受講者は、3の段階で手が止まります。止まった付箋は、書いた本人も理由を言えないルールで、ここで外すものが見つかります。
残す2つの選び方
外す付箋が減ったら、残りを比べます。比べる点は、表のとおりです。
| 見る点 | 残す側の例 | 外す側の例 |
|---|---|---|
| 守らないと起きること | お客さんへの連絡が抜ける | 見た目がそろわない |
| いつやるかが言えるか | 受注か失注が決まったとき | 「なるべく早めに」 |
| 終わりが数えられるか | 1人につき1通 | 「丁寧に対応する」 |
「いつ」と「どれだけ」が言えないルールは、守れたかどうかを確かめられません。先ほどの2つは、受注か失注が決まったときと、お客さん1人につき1通という形で、どちらも両方を持っています。受講者には、自分の付箋を同じ形に書き直させます。形に直せないルールは、残す候補から外してかまいません。
外したルールの扱い
外したルールは、捨てるのではなく、行き先を決めます。研修では、2つのうちのどちらかに含めるか、管理者が見る点として現場には頼まないか、本当に要らないので消すかの3つから選ばせます。
ここで話し合っておきたい点があります。外したルールを、誰がいつ見直すかです。この点は決めずに終わると、外したはずのルールが少しずつ戻ってきます。誰が見直すかは、研修の場で参加者と話し合って決めるのが現実的です。
AIに関わる決まりを絞る場面では、部署でAIを使う前の4つの決めごとを1枚のメモに書かせる研修（新しいタブで開きます）も、同じ考え方で進められます。「気をつけて」のような言葉を、確認できる行に直す方法は別の記事（新しいタブで開きます）にまとめています。
弊社の研修での扱い
弊社の1on1型短期集中研修は、5名までの受講者に専属の講師が1対1でつき、期間は2か月です（2026年10月時点。参考価格は税抜120万円からです）。1対1の場では、受講者本人の現場にある決まりを実際に書き出して、2つまでに絞る作業を一緒に進められます。全員が同じ題材で学ぶ形ではなく、自分の職場のルールで練習できる点が、この形の利点です。
明日できる次の一手
明日、自分の部署に頼んでいるルールを、付箋に1枚1つで全部書き出してください。書き終えたら枚数を数えます。そのあと、「守られなかったら何が起きるか」を1枚ずつ書き、何も起きない付箋を外します。
残った付箋から2枚を選び、「いつ」と「どれだけ」が入る形に書き直します。書き直した2枚を、次の朝礼や定例で現場に伝えてください。残りの付箋は、行き先が決まるまで手元に置いておきます。現場に伝えるのは、2つだけにします。