部署でAIを使い始めたいが、何から決めればよいか分からない。研修で話しても、現場に戻ると各自の判断に任されてしまう。そんな場面は少なくありません。この記事は、部署でAIを使う前に決める4つのことを、研修でどう伝えるかに答えます。
部署でAIを使う前に決めるのは、管理する人、入力してよい情報、確かめてから出すもの、止め方の4つです。研修では、この4つを1枚のメモに書く作業を受講者にやってもらいます。話を聞くだけでは決まりが身につかないからです。メモは部署ごとに1枚で足ります。2026年10月時点で、弊社が研修で扱っている考え方です。
4つを1枚にする
1枚のメモに書く欄は、次の4つです。
| 決めること | メモに書く中身 | 研修での練習 |
|---|---|---|
| 誰が管理するか | AIの使い方で迷ったときに聞く人の名前 | 自分の部署で、その人を実際に決める |
| 入力してよい情報 | 入れてよいものと、入れないもの | 先週の仕事の資料を見て、1つずつ分ける |
| 確かめてから出すもの | 人が見てから外へ出す文書の種類 | 自分が出す文書を、種類ごとに書き出す |
| 止め方 | おかしいと思ったときの連絡先と手順 | 連絡の文面を、その場で1通書く |
表の右の列が、研修の時間に当たります。メモを空欄のまま持ち帰らせないことが、いちばん大事です。
管理する人の決め方
管理する人は、AIにいちばん詳しい人でなくてかまいません。迷ったときに聞ける場所が1つあることが目的です。聞く先がないと、人は自分の判断で進めてしまいます。
研修では、受講者に「この部署で、AIのことを最初に聞く人は誰ですか」と問い、答えが出ない部署にはその場で決めてもらいます。名前を書いたら本人にも伝える、という流れです。
入力してよい情報の分け方
入力してよい情報は、言葉で説明するより実物で分けるほうが伝わります。受講者が先週使った資料を机に出し、1枚ずつ「入れてよい」「入れない」に分けていきます。迷った資料は、管理する人に聞く資料として別に置く、というやり方です。
この分け方の背景は、AIに入れてよい情報は、守るものを決めてから研修で教える（新しいタブで開きます）に書きました。情報の漏れを防ぐ教え方は、情報漏えいを防ぐ生成AI研修は、区分と設定と連絡先を教える（新しいタブで開きます）で扱っています。
確かめてから出すものの決め方
AIが作った文書は、出す前に人が見ます。ただし、社内のメモまで毎回確かめると手が止まるため、確かめる文書の種類を先に決めます。
- お客様や取引先に送る文書を書き出す
- 数字、日付、名前が入る文書に印を付ける
- 印を付けた文書は、送る前に人が読むと決める
研修では、この3つの手順を受講者の実際の文書でやってもらいます。確かめる力そのものの練習は、AIの答えを確かめる力は、指示の練習とは別に研修で練習させる（新しいタブで開きます）で説明しています。
止め方の決め方
止め方は、決めていない部署が多い欄です。AIの答えがおかしい、入れてはいけない情報を入れてしまった。そのときに誰へ何を伝えるかを、先に書いておきます。
研修では、受講者に連絡の文面を1通書いてもらいます。「いつ、何を入れたか」を伝える短い文で十分です。慌てた場面で、書き出しに迷わなくなります。
月初に見直す
AIの画面や名前は、よく変わり、メモの内容もすぐに古くなります。そこで、月初に5分だけ見直す日を決めます。変わった点があれば、1行直すだけです。
見直しの担当も、管理する人が兼ねると決めておくと迷いません。
研修の最後には、次の月初の日付をメモの端に書いてもらいます。見直す日が決まっていないメモは、そのまま忘れられやすいからです。
担当者にメモを頼む
研修を開いたあと、部署の担当者に「この4つを1枚にまとめてください」と頼みます。頼むのは担当者1人です。全員で決めようとすると、話がまとまりません。
出来上がったメモは、部署の全員が読める場所に置き、場所は担当者が全員に知らせます。弊社の研修では、ワークショップ(社員全員、1回3時間、参考価格は税抜30万円から)の中で、このメモを書く時間を取れます。法人向けの研修の形は、実演デモから見られます。