AIに文章の下書きを頼むと、読んでみて少し硬いと感じることがあります。お客様に送る文なら、読む人が途中で止まらないかも気になるところです。この記事は、AIの文章を読み手に合わせて直す方法を、研修でどう教えるかに答えます。
弊社の生成AI研修 Qu では、学年を指定して頼むところから教えます。そこで終わらせずに、返ってきた文を人が読んで直すところまでを1つの流れにします。2026年10月時点で、研修の場で伝えている内容は次のとおりです。
何も指定しない文は難しい
AIの文章は、何も指定しないと、広い読者には難しすぎることが多いです。専門的な言葉や、長くてつながりの分かりにくい文が混ざります。
研修の最初に、受講者が自分で出させた文章を読ませます。見るのは、この文は初めて読む人でも一度で分かるか、という点です。
自分で読むと、難しさに気づきます。気づいてから頼み方を教えると、受講者は理由を分かって聞けます。
学年を指定しても、そのままにはならない
読み手の学年を書いて頼む方法があり、たとえば「中学2年のレベルで」と書きます。読み手の分かる言葉の範囲を、AIに伝えるための書き方です。
ただし、頼んだ学年どおりに返ってくるとは限らず、実際は少し上の難しさで返ってくることがあります。
そこで研修では、指定は目安にすぎないと教えます。返ってきた文は、必ず人が読んで確かめます。
やさしくしすぎると、口調が子どもっぽくなる
やさしくさせすぎると子どもに話しかけるような口調になり、お客様に送る文には合いません。
大人の読者に必要なのは、簡単な言葉と、大人の口調です。この2つは別のものなので、頼むときも分けて書かせます。
| 頼み方 | 返ってきやすい文 | 研修での扱い |
|---|---|---|
| 何も指定しない | 広い読者には難しすぎる | 読み手を決めずに頼むと、こうなると見せる |
| 学年だけを指定する | 少し上の難しさで返ることがある | 返ってきた文を、声に出して読ませる |
| やさしくさせすぎる | 子どもっぽい口調になる | 口調が合うかを、受講者に判断させる |
| 簡単な言葉で、口調は大人と書く | 大人の読者に合いやすい | 弊社が勧める頼み方として教える |
表の最後の頼み方でも、完璧な文が出るとは限りません。だから次の手順で、人が直すところまで練習します。
研修で練習させる手順
1枚の練習シートで、次の順に進めます。題材は、受講者が実際に送っている文です。
まず普段送る文を1つ選び、読む人を1文で書きます（例: 取引先の担当者）。次にAIへ「簡単な言葉で、口調は大人のままで」と頼みます。返ってきた文は声に出して読み、難しい言葉に線を引き、子どもっぽい言い回しには別の線を引きます。最後に、線を引いた所を人が書き直し、読む人の立場でもう一度読んで、送ってよいか決める流れです。
声に出して読むのは、目で読むと難しさを見逃しやすいからです。つかえた所が、直す所です。読みにくいと感じた理由は、メモに1行で残させます。
直すのは人、出すのも人
お客様向けの文章は、AIの文を人が直してから出します。これは研修で、最初に決めておく決まりです。
AIに任せるのは、下書きまでです。直した文は、そのまま次の頼み方の見本にもなります。読み手に合う言葉か、口調が合うかは、読み手を知っている人が決めます。
送る前の確かめ方は、次の記事にまとめました。
- お客様向けの文章は、AIに下書きまで任せて送る前に人が読むと教える（新しいタブで開きます）
- 下書きの任せ方と、送る前に見る点
読み手の知りたいことから説明を組む順番は、次の記事が参考になります。
- AIの説明は、話す前に相手の知りたいことを聞く順番で教える（新しいタブで開きます）
- 説明の前に、相手に聞くこと
つまずきやすい点
研修では、次のつまずきが起きやすいです。先に伝えておくと、受講者は迷いにくくなります。
- 学年を書いたので、直さなくてよいと考える
- 指定は目安なので、読んで確かめる
- やさしい言葉に変えたら、口調まで幼くなる
- 言葉と口調は別に頼む
- 読み手を決めずに頼む
- 練習シートで、読む人を1文で書かせる
弊社の研修は、受講者が自分の仕事の文章で練習する形を基本にしています。まずは無料の実演デモから見られます。自社に合う進め方は、デモを見てから決めれば十分です。