AIにお客様向けのメールを書かせたら、言葉が難しすぎて、読む人が困る文章が出てきた。やさしく書くよう頼んだら、今度は子どもに話しかけるような口調になった。そういう場面は、研修を受けた人からよく聞く話です。この記事は、そうした文章を出す前に、中学生が読める言葉かを確かめる方法を、研修でどう教えるかに答えます。
答えは、AIに任せきりにせず、人が3つの手順で直すと教えることです。難しい語を拾う。言い換える。声に出して読む。この3つを、お客様に出す文章の前に必ず行うと決めます。Qu の研修では、この手順を実際の文章で練習してもらいます。
AIの文章に出る2つのずれ
AIが書く文章は、広い読み手には難しすぎることが多いです。「ご査収ください」「鑑みて」のような固い語が、説明なしに並びます。
では、やさしく書かせれば解決するのでしょうか。そうとも言えません。やさしくと頼むと、子どもっぽい口調になりやすいのです。大人のお客様に「だよ」「ね」で話しかけるような文は、失礼に見えます。
必要なのは、簡単な言葉で、大人に向けた口調で書くことです。AIはこの2つを同時には満たしにくいので、人が直す工程が欠かせません。
| ずれ | 文章の様子 | 直す向き |
|---|---|---|
| 難しすぎる | 固い語や専門語が説明なしに並ぶ | 簡単な語に言い換える |
| 子どもっぽい | 語尾がくだけ、親しげすぎる | 丁寧な口調に戻す |
| 両方が混ざる | 固い語とくだけた語尾が同じ文にある | 語と口調を別々に直す |
研修では、この表を最初に見せます。直す前に、どのずれかを見分けられるようにするためです。
中学生が読める言葉の見分け方
中学生が読める言葉とは、説明を足さなくても意味が通じる言葉のことです。研修では、次の3つの問いで見分けてもらいます。
- 学校の授業で習わなかった語はないか
- 一つの文が長くて、主語が分からなくならないか
- 専門語に、初めて出たところで一言の説明があるか
弊社は、文章を公開する前に、人が読んで分かる言葉かを確かめています。たとえば比喩は使わず、専門語は初めて出たところで説明を入れます。AIが書いた文章でも、この確認は同じように行います。
3つの手順を研修で練習する
研修では、AIが書いた実際のお客様向けの文章を1通使います。受講する人は、次の順で直します。
- 難しい語に線を引く。意味を口で説明できない語を、すべて拾う
- 線を引いた語を、短い言葉に言い換える。1文は45字ほどに収める
- 直した文章を、声に出して読む。つかえた所は、もう一度直す
声に出して読むと、目で読むだけでは気づかない固さや、くだけすぎた所が分かります。口調も、このときに確かめられます。
ここで教えたいのは、言い換えのうまさではありません。直す前に確かめる習慣です。AIに「もっとやさしく」と頼み直すだけでは、口調のずれが残ります。直した文章を、人が最後まで読んで出す。この順番を、研修で体に覚えてもらいます。
なぜ会社として確かめるのか
お客様に出す文章は、会社の言葉として読まれます。意味が通じなければ、問い合わせが増えたり、誤解が生まれたりします。子どもっぽい口調なら、会社への信頼が下がることもあります。
AIは文を整えるのは得意ですが、読む相手がどの言葉まで分かるかは知りません。相手の顔が見えるのは、お客様と話している人だけです。だから最後の確認は、人が担当します。
似た内容は、お客様向けの文章は、AIに下書きまで任せて送る前に人が読むと教える（新しいタブで開きます）と、AIの文章を読み手に合わせて直す方法は、頼み方と人の直しに分けて教える（新しいタブで開きます）でも説明しています。
明日できる次の一手
明日、1つだけ試してください。AIが書いた、お客様向けのメールを1通用意します。その中から、意味を口で説明できない語を3つ探して線を引きます。
次に、その3つを、小学生にも伝わる短い言葉に書き直します。最後に、全体を声に出して読み、つかえた所を直します。10分ほどで終わる作業です。
この作業を一度やると、自分の部署の文章に、どんな固い語が多いかが見えてきます。その語の一覧を、研修で配る手順書の最初に載せると、次からの確認が楽になります。
Qu の研修で扱うこと
Qu は、生成AIの研修を行う弊社のサービスです。法人向けのワークショップは、社員全員が対象で、1回3時間、参考価格は税抜30万円からです。2026年10月時点の情報です。
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