会議の直前にAIが作った報告書を開くと、見出しの並びがいつもと違っている。数字は合っていても、どこを見ればよいか分からず、読む人が戸惑ってしまう。この記事は、報告書を会議で使っている形に合わせて渡す方法を、研修でどう教えるかに答えます。
答えは、AIに作らせる前に、今の会議資料の形を決めて渡すと教えることです。研修では、AIの性能の話より先に、受け取る人が見慣れている形を受講者に確かめさせます。そのうえで、AIに渡す指示文（AIへの依頼の文）の先頭に、見出しの並びと各項目の書き方を貼る練習をします。
見慣れた形が要る理由
形が毎回変わると、読む人は中身より先に、並びを読み解くことになります。会議の時間は限られているので、読み解いている間に議論が始まりません。前の月と比べたいときも、項目の位置が違うと比べにくくなります。
形を決めるのは、見た目をそろえるためではありません。会議で判断を早くするために、会社に要る決めごとです。形が決まっていれば、AIが作った報告書に足りない項目があることにも、すぐ気づけます。
また、報告書を出す人には、形の違いを口頭で説明する手間が減り、読む人からの「ここはどこですか」という質問も減る利点があります。形を会社で決めておけば、担当が替わっても、同じ見た目の報告書が届きます。
渡す形は4つの項目で決める
研修では、次の表を埋めさせます。例は説明のための作り話です。
| 項目 | 受講者が決めること | 例 |
|---|---|---|
| 見出しの並び | 今の資料の見出しを、上から書き写す | 概要、数字、課題、次の対応 |
| 数字の見せ方 | 単位と、表か文か、前の月との並べ方 | 金額は千円単位で、前の月と並べる |
| 文の長さ | 1つの項目に書く文の数 | 概要は2文まで |
| 載せないもの | 会議で扱わない内容 | 担当者の個人的な感想 |
ここで大事なのは、受講者が頭で考えて作るのではなく、今ある資料を見て書き写すことです。新しい形を作ると、会議に出る人がまた戸惑います。書き写した表は、AIに渡す指示文の一部として、そのまま使えます。
ある会社の事例では、速報と確定版を同じ形で出した
ある会社の事例では、毎月使っている月報と同じ形で、速報と確定版を出していました。見慣れた形だったので、読む人は戸惑わなかったとのことです。
ここから分かるのは、速報と確定版で形を変えない利点です。速報は早く出し、確定版は確かめたあとに出します。形が同じなら、読む人は変わった所だけを見ればよくなります。研修では、2つを同じ形で出させ、違う所を自分で探す練習を入れるとよいでしょう。違いを探す練習は、確定版で何が直ったかを、受講者自身が言葉にする機会にもなります。
毎週の会議で形をそろえる
2026年10月時点で、弊社の法人向けプランのうち「1社毎週定例」は、週1回の全体の会議を2か月続ける形です。参考価格は税抜60万円からです。毎週同じ会議があるので、報告書の形も毎週同じにできます。
前の週の資料を開き、見出しの並びをそのままAIに渡す練習を、毎週くり返せます。報告書の形を会社の今の形に合わせるのは、弊社が道具を会社のやり方に合わせるという考えで研修を作っているからです。
明日できる最初の一歩
直近の会議資料を1枚選びます。見出しを上から紙に書き写し、各項目の下に「何を書く欄か」を1行ずつ足し、その紙をAIに渡す指示文の先頭に貼ります。
同じ会議の別の月の資料でも、見出しがそろっているかを確かめます。そろっていなければ、会議の形がまだ決まっていないということです。その場合は、AIを使う前に、会議資料の形を決めます。形が決まらないままAIに頼むと、毎回違う並びの報告書が出てきます。形を渡す考え方は、仕事を渡す書式を決める（新しいタブで開きます）にも書きました。
研修の前に話し合う点
AIが作った報告書を会議に出す前に、誰が目を通すかは、会社ごとに違います。形を変えたいときに誰が決めるかも、先に話し合っておくと迷いません。AIを呼び出す費用に上限を置くかどうかも、同じです。
どれも一つに決まった答えはないので、研修の前に、会社として話し合います。出す前に見る点の決め方は、AIが作った資料は、出す前に人が見る点を4つ決めて研修で教える（新しいタブで開きます）に書きました。