社内の売上や計画をAIに入れてよいかは、3つの区分で教える

全部禁止にしない理由

業務でAIを使うとは、業務の情報を入れることです。入れてよい情報が1つもなければ、研修で使い方を覚えても、仕事では使えません。

使えない決まりは、守られにくくなります。社員が個人のAIアカウントでこっそり使う形になりやすく、会社は何が入ったかを確かめられません。

線を引く目的は、使わせないことではありません。安心して使える範囲を、会社として先に決めておくことです。

研修で最初に書かせること

最初の演習は、白紙の紙1枚です。自分の仕事で、AIに入れても困らない情報を3つ書かせます。

たとえば、次のような情報が出てきます。

• 自社のホームページに載っている会社紹介
• すでに公開している料金表
• 社外に配った案内文の下書き

書き出す理由は、受講者が「入れてよい情報は意外と多い」と分かるからです。禁止の一覧を先に見せると、受講者は入れられないものばかり数えて、手が止まります。

弊社の例を挙げます。弊社は Qu の法人向けプランの料金と中身を公開しています。公開済みなので、この料金表をAIに入れて、比較表や案内文の下書きを作らせても問題はありません。同じ会社の情報でも、公開したものと、社内だけのものでは扱いが違います。この違いを、受講者に体で覚えてもらいます。

情報を3つに分ける

書き出しのあとで、情報を次の表のように分けます。表は研修で配る紙の見本です。

真ん中の区分が、この記事の中心です。ここを「禁止」に入れると全部禁止に戻り、「許可」に入れると漏れる心配が残ります。そのため、会社が決めた範囲だけと書きます。

個人を特定できる情報は、議論の余地がありません。個人情報保護法の面からも、入れないと先に決めておきます。伏せ方の教え方は、別の記事にまとめています。

真ん中の区分の決め方

真ん中に入る情報は、1つずつ会社として決めます。研修では、次の2つを受講者に確かめさせます。

1. 使っているAIは、入れた内容を学習に使う設定か。確かめ方はAIに入れたデータが学習に使われるかは、契約書の確認から研修で教える（新しいタブで開きます）に書きました
2. その情報が外へ出たとき、誰が困るか。会社か、お客様か、社員か

学習に使われない設定で、外へ出ても困る人がいない情報は、入れてよい側に移せます。たとえば、売上の表から取引先の名前を消し、傾向だけを見る形にしたものです。逆に、設定が確かめられていないうちは、真ん中のままにします。

決めた結果は、情報の例と一緒に1枚の紙に残します。例がないと、受講者は自分の資料がどの区分か判断できません。この紙の作り方は、AIに入れてよい情報は、守るものを決めてから研修で教える（新しいタブで開きます）も参考になります。

会社に線引きが要る理由

線は、社員ひとりひとりの判断に任せると、人によってずれます。売上の表を入れる人と、入れない人が同じ部署に出ます。

ずれたままだと、困る場面が2つあります。1つは、慎重な人が使わなくなり、AIを使う人と使わない人で仕事の進み方に差が出ることです。もう1つは、慎重でない人が、未公開の計画を入れてしまうことです。

会社が線を決めておけば、迷ったときに紙を見ればよくなります。迷って止まる時間も、迷って入れてしまう危険も減ります。

明日できる次の一手

研修の担当者が、明日できることは1つです。自分の部署の人に、「AIに入れても困らない情報を3つ書いてください」と頼みます。時間は10分で足ります。

集まった紙を見て、似た情報をまとめます。そのうえで、「入れてよい」の欄に入る情報の候補を作ります。真ん中の区分は、この時点では決めなくて構いません。迷った情報を一覧にして、会社として決める人へ渡します。

書かせてみると、受講者が何を機密と考えているかも見えます。思ったより広く機密と考えている人には、公開済みの情報から先に使わせます。

弊社は、外へ出す文章を公開する前に、人が読んで分かる言葉かを確かめています。それと同じで、情報の区分も、一度決めて終わりではなく、使いながら読み直します。研修の最後に、次の見直しの日を紙に書き込んでおきます。