同じ注意を何度も書くなら、自動の検査に移すと研修で教える

文章の注意には、守られる保証がない

ルールの文書に書いた注意は、AIにとっても人にとっても「お願い」です。お願いは、読まれなかったり、忙しいときに後回しにされたりします。

ある記事では、書いたルールはお願いであり、AIに無視されることがあると説明しています。研修では、まずこの事実を受講者に認めてもらいます。「ちゃんと書いたのに」と思う気持ちは自然ですが、書いたことと守られることは別です。

会社にとって、この区別は大事です。守られない注意を放っておくと、違反が見つかるのは事故のあとです。そのとき「書いてあったのに」と担当者を責める流れが生まれ、同じことがまた起きます。直す場所を人の注意力ではなく仕組みに置けば、担当が替わっても結果が変わりません。

自動の検査は、同じ入力に同じ判定を返す

お願いと自動の検査の違いは、判定のぶれです。自動の検査は、同じ入力には必ず同じ判定を返します。次の表を研修で見せると、違いが伝わります。

表の最後の行も大切です。検査に移すと、直す責任が「気をつけなかった本人」から「条件を決めた人」に移ります。ここを受講者に話しておくと、検査を作ることが人を疑うことではないと伝わります。

検査に移せる注意と、人の目が要る注意

すべての注意が検査に移せるわけではありません。研修では、移せるかどうかを次の問いで見分けます。

「守られたかを、はい・いいえで答えられるか」。答えられるなら、検査にできます。たとえば「返信の件名に社名を入れる」は、件名に社名の文字があるかを調べれば判定できます。「お客様の気持ちに配慮する」は、はい・いいえで答えられないので、検査にはできません。

答えられない注意は、無理に検査にしません。その場合は、読む人と確かめる点を決めて、人が見る仕組みにします。無理に文字の有無に置き換えると、形だけ守られて中身が伴わなくなるからです。「気をつけて」を確かめられる行に書き直す方法は、「気をつけて」を確認できる行に直す（新しいタブで開きます）でも扱っています。

研修では4つの手順で教える

教える順序は、受講者が自分の仕事で試せる形にします。

1. 自分の職場で、同じ注意を2回以上書いた、または言った場面を1つ書き出す
2. その注意が守られたかを、はい・いいえで答えられる文に直す
3. 直した文を、機械が調べられる条件にできるか話し合う
4. 条件にできなければ、人が見る場所と見る人を決める

3つ目で「機械が調べられるか」を話し合う点がこの手順の中心です。ここで出る意見はさまざまで、研修の場だから出せる材料になります。検査を作る費用の上限は、会社によって答えが違います。条件を直す人や、止まったときの判断役も同じです。決める前に話し合う点として残し、研修の場で結論を急がせません。

実行のあとに調べるか、実行の前に止めるかは、また別の判断です。その分け方は実行のあとで確かめる場合と、実行の前に止める場合（新しいタブで開きます）にまとめています。

弊社の1対1の研修での扱い

弊社の法人向けプランに、1on1型短期集中研修があります。5名までで、専属講師が1対1で、期間は2か月です。参考価格は120万円〜（税抜）です。

1対1なので、受講者が日ごろ書いている注意書きそのものを題材に持ち込めます。講師が横で一緒に、守られたかを判定できる文かどうかを確かめられます。全員向けの説明では、この作業は個々の職場に合わせにくいのです。まずは無料の実演デモから見られるので、進め方を確かめてから検討できます。

明日できる次の一手

研修を始める前でも、明日1つ試せます。いまのルール文書を開き、過去に3回以上書き直した注意を1つ選んでください。そして、その注意が守られたかを、はい・いいえで答えられる文に直します。

たとえば「見直すこと」を「資料の最後の、確かめた点の欄が空でない」に直します。欄が空かどうかは、機械が調べられます。直せたら、それを検査にするかどうかを、担当者と話し合ってください。直せなければ、その注意は人が見る場所と見る人を決める側に回します。

守られない注意を責める前に、注意の置き場所を見直す。この順序を一度経験した社員は、自分の部署のルールにも同じ問いを向けられます。