議事録は要約、抽出、具体の順に3回に分けて書かせると研修で教える

会議のあとにAIへ議事録を頼むと、長い文章が返ってきて、結局だれが何をするのか分からない。そんな経験をした人は多いはずです。研修で「AIに頼めば議事録はできる」と教えるだけでは、この問題は残ります。この記事は、議事録を要約、抽出、具体の順で書く方法を、研修でどう教えるかに答えます。

研修では、1つの議事録を3回に分けて直させます。生成AI研修の Qu では、会議全体を一言でまとめる、主張と結論を抜き出す、日付と担当者を入れる、の順に教えます。1回で完成させようとせず、段階ごとに読み返す点が条件です。2026年10月時点で、弊社が研修の型として使っている順番です。

順番を決めておく理由

議事録を書くときは、先に細かい部分から書き始める人が多くなります。発言を上から順に並べると、読む人は最後まで読まないと結論が分かりません。

先に全体の一言があれば、読む人は話の向きをつかめます。そのうえで大事な発言だけを残し、最後に日付と担当者を足す流れです。この順番なら、途中で時間が切れても、そこまでの文章は使えます。

AIに頼むときも同じです。「議事録を作って」と1回で頼むのではなく、段階ごとに頼むと、直す場所が見つけやすくなります。

最初に教えるのは、会議全体を一言で言う練習です。1文で、会議の結果が分かる形にします。

受講者には、まず自分の言葉で一言を書かせます。そのあとでAIに同じ会議の一言を作らせ、見比べます。違いが出たら、どちらが会議の中身に合っているかを話し合う場面です。

ここで注意するのは、「〜について話し合った」で終わる一言です。話題の名前しか分からないので、結果が読み取れません。「何が決まったか」「何が決まらなかったか」のどちらかが入っているかを、受講者どうしで確かめさせます。

次に、会議の中から主張、意見、結論を抜き出します。雑談は落とします。

研修では、元の発言メモに3色の印をつけさせる方法が分かりやすいです。結論に当たる所、意見に当たる所、雑談に当たる所を分けます。印をつけたあとで、雑談の部分を消して読み返させます。

AIに抜き出しを頼むときは、「雑談は入れないで」と書くだけでは足りません。何を雑談とみなすかが人によって違うからです。受講者には、自分の会議で雑談にあたる例を2、3個、AIへ先に伝えさせます。抜き出された結果は、必ず元のメモと照らして確かめます。

最後に、日付と担当者を入れます。「なるべく早く」ではなく日付で、「担当を決める」ではなく名前で書きます。

研修では、「なるべく早く見積もりを送る」を「10月31日までに、田中さんが見積もりを送る」に、「誰かが資料を確認する」を「11月5日までに、佐藤さんが資料を確認する」に直させます。例の日付は説明用です。

直す前の文は、読んだ人が「自分のことだ」と思いにくい文です。日付と名前が入ると、読んだ人が次の行動を決められます。会議の中で日付や担当者が決まっていなかったときは、AIに作らせずに「未定」と書かせます。AIが日付を想像で入れると、事実ではない予定が議事録に残ってしまうためです。

研修は、次の流れで行います。

5つ目で、隣の人が次の行動を言えなければ、まだ具体になっていません。この確かめ方は、時間がなくても使えます。

1つ目は、受講者が3つの段階を飛ばしてAIに任せてしまうことです。結果が長くなり、どこを直せばよいか分からなくなります。段階ごとに画面を見せて、止まらせる場面を作ります。

2つ目は、一言のまとめが長くなることです。1文に収まらなければ、会議の中で決まったことが多すぎるか、論点が整理できていません。その場合は、会議の結論を2つに分けて、それぞれに一言をつけます。

3つ目は、日付と担当者を入れる段階で、AIが勝手に補うことです。AIの答えは言い切る形で出るので、読む人は事実だと思いやすくなります。決まっていないことは「未定」と書く決まりを、研修の最初に伝えておきます。

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