AIに渡さなくてよい連絡は、3つ書き出す練習で外し方を教える

職場の連絡には、仕事の話だけでなく、集合時間の確認や短い返事も混ざります。その全部をAIに渡すと、AIを使う回数が増え、利用料も増えます。この記事では、渡さなくてよい連絡を外して利用料を下げる方法を、研修でどう教えるかの説明です。

研修では、AIに渡す前に「渡さなくてよい連絡の例を、自分の職場から3つ書き出す」練習をさせて教えます。弊社の生成AI研修 Qu では、この練習を受講者自身の職場の連絡で行う形にできます。例を自分で書くと、外す基準を自分で説明できるようになるからです。

利用料が下がる理由

多くのAIサービスは、AIに文を送って答えを返してもらうたびに、使った量に応じた利用料がかかります。料金の決め方はサービスごとに違うので、自社の契約を先に確かめてください。AIに送る連絡が減れば、AIを呼び出す回数が減ります。回数が減れば、利用料も下がります。

ある会社の事例では、「明日の集合は9時で」のような雑談を、AIに渡す前に外しました。その結果、AIを呼び出す回数が減り、費用も下がりました。この連絡は、AIにしてほしい仕事に関わらないからです。

利用料は、使うほど毎月かかり続けるものです。外すかどうかを社員が各自の感覚で決めると、人によって外す量が変わります。会社で基準をそろえておけば、費用の見通しが立てやすくなります。

もう一つ理由があります。外した連絡は、社外のAIサービスに送られません。送る情報が減れば、見せるつもりのない話が混ざる機会も減ります。費用の話に見えて、情報の扱いの話でもあるのです。

研修では、次のような表を見せて、一通ずつ「渡すか、外すか」を聞くと分かりやすくなります。例はたとえばの作り話です。1行目だけは、先ほどの事例の連絡と同じです。

4行目のように、雑談と仕事が1通に混ざる連絡は、外さずに渡します。表を見せるときは、この行で受講者の手が止まるかを見てください。止まったなら、基準がまだ言葉になっていません。

次の順で進めると、1回の研修の中で基準まで作れます。

最初に仕事を1文で書かせるのは、仕事が決まらないと、関わるかどうかの判断ができないからです。この考え方は、AIに頼む作業は、1つの作業に判断を1つだけ入れると研修で教える（新しいタブで開きます）とも重なります。

2026年10月時点で、弊社の1on1型短期集中研修は、5名まで、専属講師が1対1で進める2か月の研修です。参考価格は税抜120万円からです。1対1の場なので、受講者が書いた3つの連絡を、その場で一緒に読んで直せます。

外す基準が強すぎると、必要な連絡までAIに渡らなくなります。たとえば、あいさつの文に「A社は失注でした」と一言添えてあるとします。雑談として外すと、その記録は残りません。

そこで、迷ったときは外さずに渡す、という決め方があります。利用料が少し増えても、必要な連絡が落ちる失敗のほうが、気づいたあとの手間が大きいからです。研修では、この決め方にする理由まで受講者に話させます。

この方法で、費用の上限をいくらにするかは、ここでは決められません。外す基準を変えるとき、公開や運用の前に誰が承認するかも同じです。どちらも、会社の状況で答えが変わります。

導入を決める前に、費用の上限と、基準を変える人と承認する人を、会社で話し合ってください。話し合った内容は、研修の資料にも載せておくと、受講者が迷いません。

紙を1枚用意して、直近の職場の連絡を見返します。そのなかから、AIに渡さなくてよい連絡を3つ書き出してください。そのあと、AIにしてほしい仕事を1文で書き、3つの連絡がその仕事に関わらないかを確かめます。これが、研修で最初にやらせる練習そのものです。