PDFの表や図のAIの読み違いは、元と並べて確かめると研修で教える

読み違えやすいページを先に見せる

最初に伝えるのは、AIが苦手なPDFには特徴があることです。特徴を知っていれば、受講者は「このページは怪しい」と自分で気づけます。

表の中身そのものを覚えさせる必要はありません。「この種類のページは間違えやすい」という見分けを持ち帰ってもらえれば足ります。

自分の仕事のPDFで失敗を体験してもらう

特徴を説明しただけでは、受講者にとって他人事のままです。そこで、受講者が普段の仕事で使うPDFを1つ選んでもらいます。社外に出してはいけない情報が入っていないものを選ぶ決まりも、このときに伝えます。

手順は次のとおりです。表やグラフが入ったページを1枚選び、AIにそのページの内容を表にして書き出させます。次に、元のPDFとAIの書き出しを画面に並べ、数字と項目名が合っているかを1行ずつ指で追います。違っていた箇所には印をつけ、どんな種類の間違いかを書いておく流れです。

自分の資料で間違いを見つけた人は、そのあとの確かめ方を真剣に聞きます。間違いが1つも見つからなかった人にも、意味があります。そのページがAIにとって読みやすい種類だったと分かるからです。

簡単なページと複雑なページを分ける

すべてのページをAIに読ませる必要はありません。文字が並んでいるだけの簡単なページは、決まりに沿った処理で読めます。決まりに沿った処理とは、PDFの中にある文字をそのまま取り出す方法です。早く読めて、同じページなら同じ結果が出ます。

複雑なページだけを、AIに読ませる方法もあります。罫線の多い表、スキャンした紙、数式、グラフなどが対象です。研修では、PDFのページを数枚見せて、簡単か複雑かを受講者に分けてもらいます。分ける理由を言葉にしてもらうと、見分ける目が育ちます。

この分け方は、確かめる量を減らすことにもつながります。複雑なページにだけ、人の目を使えばよくなるからです。

大事な表は読み取り結果を人が見る

AIが読み取った結果を、そのまま使ってよいページと、人が必ず見るページを分けます。研修では、見る側に入れる条件を受講者と一緒に決めます。

• お金に関わる表
  • 見積、請求、予算の数字が入っているか
• 期限や数量に関わる表
  • 日付や個数が間違うと仕事が止まるか
• 社外の人に渡す資料
  • 間違いが相手に見えてしまうか

このどれかに当てはまる表は、元のページと並べて確かめます。確かめ方は2つ教えれば足ります。1つは、行の数と列の数を元と数え比べることです。もう1つは、合計の欄を自分で足し直すことです。数字が合わなければ、どこかで読み違えています。

確かめる力そのものの育て方は、AIの答えを確かめる力は、指示の練習とは別に研修で練習させる（新しいタブで開きます）に書きました。PDFの確認は、その練習の具体的な題材として使えます。

研修の中に入れる時間

この練習は、表やグラフの入った資料を毎週扱う部署に向いています。経理、営業、総務、調達の担当者などです。逆に、文章だけの資料を読む仕事が中心なら、短い説明だけで足ります。

弊社の法人向けワークショップは、社員全員が対象で、1回3時間です。税抜30万円からの参考価格で、プランの中身は相談のうえで決めます。PDFの確認は、その3時間の中の1コマとして入れられます。人材開発支援助成金の対象になり得ますが、支給は保証されません。賃金助成は負担に含めず、対象は雇用保険の被保険者で、申請は社会保険労務士に頼みます。

最後に、受講者に持ち帰ってもらう決まりは1つです。AIが読んだ表は、元のページと並べて見るまで、正しいと決めません。この決まりを自分の言葉で書き直してもらうと、職場に戻ってからも使われやすくなります。