Copilotの決めごとは、使うアカウントと共有設定の2つを研修で教える

決めごとは2つに絞る

決めごとを10個、20個と並べた資料を配っても、研修のあとに思い出せる人は少なくなります。そこで、守らなかったときの影響が大きいものだけを選びます。

Copilot では、影響が大きいのは次の2点です。

• 個人のアカウントに会社の情報を入れること
  • 入れた情報は、会社が管理できない場所に残る
• 共有設定が緩いまま使うこと
  • 本人に見せるつもりのなかった資料が、Copilot の答えに出る

細かい注意は、この2つを覚えてもらったあとに足します。

アカウントの決めごとの教え方

「会社のアカウントでだけ使う」と口で言うだけでは、画面の違いが分かりません。研修では、ログインしている画面を実際に見てもらいます。

• 会社のアカウントでログインした画面を見せる
  • 右上に表示される自分のメールアドレスを確かめる
• 個人のアカウントの画面も見せる
  • 見た目が似ていて、間違えやすいことを伝える
• 受講者に、いま自分がどちらで入っているかを言ってもらう

決めごとの文は短くします。「個人のアカウントに、会社の情報を入れない」の1文で足りるので、理由も1文だけ添えます。個人のアカウントに入れた情報は、会社が守れないからです。

共有設定の決めごとの教え方

Copilot が読める範囲は、使う本人の権限と同じです。本人が開ける資料なら、Copilot は読んで答えに使えます。

ここで問題になるのは、共有設定が緩い資料です。たとえば、人事の資料を「社内の全員が見られる」設定のまま置いているとします。本人は存在を知らなくても、Copilot に聞くと答えに出ることがあります。Copilot が情報を漏らしたのではなく、もとの共有設定が広すぎたのです。

この決めごとは、受講者に守らせるものではありません。会社の側が、研修の前に点検するものです。

点検の順番は、研修より前です。共有設定を直さないまま研修を開くと、受講者が練習で質問した答えに、見せたくない資料が出るおそれがあります。

研修の進め方

決めごとを教える部分は、次の順番で進めます。Copilot の使い方そのものを教える手順は、Copilot（Microsoft 365）研修を準備から定着まで進める順序（新しいタブで開きます）に書いています。この記事で説明するのは、その中の「決めごと」の部分だけです。

1. 会社のアカウントで入る画面を見せる
2. 個人のアカウントとの違いを、画面で比べる
3. 「個人のアカウントには会社の情報を入れない」と1文で伝える
4. 「Copilot が見える範囲は、自分の権限と同じ」と伝える
5. 受講者に、自分が開ける資料の置き場所を1つ開いてもらう
6. 迷ったときに聞く相手の名前と連絡先を伝える

5番は、自分の権限で何が見えるかを実感してもらうための手順です。見えすぎている資料があれば、その場で報告してもらい、会社の側で設定を直します。

決めごとを足したくなったとき

2つを覚えてもらったあとで、足したい決めごとが出てきます。たとえば、Copilot の答えをそのまま社外に出さない、といったものです。

足すときは、1回の研修で1つまでにします。一度に増やすと、最初の2つまで忘れられてしまうからです。足す順番は、実際に困った場面が出たものからです。

情報の区分や連絡先まで含めた教え方は、情報漏えいを防ぐ生成AI研修は、区分と設定と連絡先を教える（新しいタブで開きます）にまとめています。

弊社の研修での扱い

弊社の法人向け研修 Qu には、社員全員を対象にした1回3時間のワークショップがあります。参考価格は税抜30万円からです。決めごとの説明は、その最初に置きます。

共有設定の点検は、研修とは別の作業です。研修の日程が決まったら、先に点検の担当者と日にちを決めておくと、当日に慌てずに済みます。まずは無料の実演デモから見ていただくこともできます。