給与計算は計算を手順に、気づきをAIに分けて研修で教える

金額の計算はAIに考えさせない

給与の計算では、同じデータを入れたら毎回同じ答えが出なくてはなりません。昨日と今日で金額が変わると、誰も結果を信じられなくなります。

AIは文章を作る道具なので、同じ質問でも答えの出し方が少し変わることがあります。そのため、金額を出す部分は、決めた手順のとおりに動く表計算や給与の仕組みに任せます。手順とは、基本給に手当を足し、控除を引く、といった順番の決まった計算のことです。

研修では、まずこの理由を話します。「AIは間違えるから使わない」と教えると、受講者は使い方を学べません。「毎回同じ答えが要る仕事だから、手順に任せる」と教えると、ほかの仕事にも応用できます。

気づきならAIに任せてよい

AIに向くのは、失敗しても被害が小さく、出てきた知らせが役に立つ部分です。給与計算の周りには、そうした部分があります。

たとえば、住所変更の申請は出ていないのに、通勤の経路が変わっているらしいと気づく場面です。通勤手当に影響するかもしれません。AIはこれを「確かめたほうがよさそうです」と知らせるだけで、金額には触れません。

知らせが外れていても、人が確かめて終わるだけです。知らせが当たっていれば、手当の直し忘れを防げます。AIの役は、人の目が届きにくい所に気づいて声をかけることです。

分け方を表で確かめる

研修では、次の表を配って、仕事の各部分がどちらに入るかを受講者に考えてもらいます。

表の最後の2行を、受講者が自分の言葉で言えるようにします。AIが知らせ、人が確かめ、人が決める。この順番が崩れると、気づきのつもりが、AIの判断に従うだけの運用になります。

研修の進め方

時間は限られるので、次の順で進めると迷いません。

1. 給与計算のように迷う仕事を、受講者に1つ選んでもらう
2. その仕事を、計算する部分と、気づく部分と、決める部分に書き分ける
3. 計算する部分は、決まった手順の仕組みに任せると書く
4. 気づく部分で、AIに知らせてほしいことを1文ずつ書く
5. 知らせを受けた人が、何を確かめて誰が決めるかを書く
6. 書いたものを隣の人と見せ合い、AIに金額を考えさせている行がないか探す

6の見せ合いが大事です。自分の書いたものは、AIに任せすぎている点に気づきにくいからです。

AIに任せる範囲を設定で決める

分け方を決めても、口頭の約束だけでは守られません。弊社の例では、任せる範囲をお願いの文ではなく設定で絞っています。AIには下書きの作成と閲覧の権限しかなく、投稿のボタンは人が押します。

給与の仕事でも同じ考え方が使えます。AIのアカウントには、給与のデータを読む権限だけを渡し、金額を書き換える権限は渡しません。こう設定しておけば、AIが間違えても、金額は変わりません。権限や守りの段階の考え方は、危険が重なる3つの条件でAIに任せる仕事を決める（新しいタブで開きます）でも扱っています。

つまずきやすい点

受講者がよくつまずくのは、気づきと判断の境目です。「この人の通勤手当を変えたほうがよい」とAIが言い切ると、気づきを超えて判断になっています。知らせの文は「通勤経路が変わっているかもしれません。確かめてください」の形にそろえると、境目が見えます。

もう1つは、確かめる人が忙しくなって、知らせを読み流すことです。この場合は、AIの知らせを減らすのではなく、確かめる手順を決めておきます。知らせを受けたら誰がどこを見るかを、研修の場で書いておいてもらいます。

守りを段階に分けて教える方法は、AIを任せるときの守りを3つの段階に分けて教える（新しいタブで開きます）にまとめています。

弊社の研修で扱うとき

弊社の Qu の法人向け研修では、受講者の会社の仕事を題材に、この分け方を作ってもらいます。給与計算に限らず、請求や在庫のように、数字が合わないと困る仕事なら同じ型が使えます。まずは無料の実演デモから見られます。

要点は、計算は手順に、気づきはAIに、確かめて決めるのは人に、と分けて書かせることです。この3つを書けた受講者は、AIに任せてよいか迷う別の仕事でも、自分で線を引けるようになります。