AIの仕事を頼む前の測る数字は、1つに絞って研修で教える

数字を1つにする理由

数字が2つ3つあると、どれが良くなっても成功と言えてしまいます。反対に、どれかが悪くなっても、別の数字を持ち出せば言い逃れができる状態です。頼む側も頼まれる側も、何を目指して動くのかがぼやけます。

1つに絞ると、頼まれる側は何を直せばよいかが分かります。頼む側は、結果を見るときに迷いません。「数字を絞ると、見落としが出ないか」と心配する人もいます。その場合は、数字は1つにして、困ったことが起きていないかを聞く場を別に持てば足ります。

数字の選び方

ある資料では、成果を測る例として、応答までの時間、解決できた割合、減らせた人の時間を挙げています。研修では、この3種類を表にして見せ、どれが自分の仕事に合うかを選ばせます。

選ぶときの目安は、頼む前の数字を、いま自分たちで測れるかどうかです。測れない数字を選ぶと、比べる相手がなくなります。たとえば、問い合わせへの最初の返信にかかる時間なら、過去のメールの時刻を見れば分かります。

弊社が文章を外に出す前にしていること

弊社では、文章を外に出す前に、読んだ人に分かる言葉になっているかを人が確かめます。比喩が混ざっていないか、専門語に説明が付いているかを見ます。数字の扱いも同じ考え方です。専門の人にしか読み取れない数字は、頼む側が自分で確かめられません。

研修で数字を選ばせるときも、この基準を使います。「その数字を、仕事をしていない人が読んで意味が分かるか」と問い、分からなければ言い換えさせます。「処理効率」を「1件にかかる分数」に直すのが一例です。

研修での進め方

研修は、次の順で進めます。1回の時間は、1つの仕事に絞れば短くて足ります。

1. 頼もうと考えている仕事を1つ選び、いま何に困っているかを一文で書く
2. 上の表から、数字の種類を1つ選ぶ
3. 過去の記録から、いまの数字を確かめる
4. 「いつまでに、その数字をどうしたいか」を、相手と話す前に自分で仮に決める
5. 隣の人に読ませ、意味が通じるかを確かめてもらう

3番目で、過去の記録が見つからないことがあります。その場合は、その発見自体が成果です。数字を取る仕組みを先に作ってから頼む、という判断ができるからです。

相手と取り決める点

どのくらい良くなれば成功か、という目標の大きさについては、答えが決まっていません。資料にも載っていません。ここは、頼む側が相手と話して決める点です。研修では「相手が言う数字を、そのまま受け取らない」と教えます。相手の見立てと自社の仮の数字を並べ、差があれば理由を聞かせます。

あわせて、誰が、いつ、どの記録から測るかも決めます。測る人が相手だけだと、頼む側は結果を確かめられません。測り方は、頼む前に文章にして、お互いが持っておきます。

明日できること

明日、頼もうとしている仕事を1つ選び、A4の紙の上に一文で書いてみてください。「お客様への最初の返信にかかる時間を測る」というように、測る対象まで具体的に書きます。そのうえで、過去のやり取りを10件ほど取り出し、いまの数字を一度出します。この数字が、頼む相手に渡す最初の材料です。

研修のあとに数字を見続ける方法は、研修が「やった気」で終わる理由と、毎週3つの数字で防ぐ方法（新しいタブで開きます）にあります。導入の前後で比べる考え方は、生成AIの導入効果は導入前に測る項目を決め、導入後に比べて測る（新しいタブで開きます）で説明しています。