営業部向けの生成AI研修で作る成果物は3つ。渡す材料と直し方を決める

営業部の研修で、なぜ成果物から決めるのですか。

営業の人は、研修が終わった翌日に商談があります。使い方の説明を聞いただけでは、その商談に何も持ち込めません。

そこで研修の最初に、持ち帰る成果物を決めます。成果物が決まると、研修中に使う材料が決まり、直す練習の相手もはっきりします。

生成AIは、渡された材料から文章を作る道具です。材料が足りなければ、それらしい嘘を書くことがあります。営業の研修では、この癖を前提にして進めます。

成果物ごとに、何を渡して何を作らせますか。

3つの成果物を、渡す材料と作らせるものでそろえると次の表になります。

どの成果物も、AIが作るのは下書きまでです。送るのも、出すのも人です。

商談前の下調べは、どう渡してどう直させますか。

下調べでは、相手の会社の公開ページから文章をコピーして渡します。AIの記憶に頼って相手の会社を説明させると、誤りが混ざりやすいからです。

研修では、次の順で進めます。

1. 相手の公開ページの文章を、AIに貼り付けて渡す。
2. 「この文章に書いてあることだけで、事業を5行で整理して」と頼む。
3. 「この会社に聞きたい質問を、理由つきで10個出して」と頼む。
4. 整理の各行が、貼った文章のどこから来たかを自分で探す。
5. 見つからない行は消す。

4と5が、直す作業の中心です。受講者には「根拠の文を指せない行は使わない」と教えます。質問案は、そのまま使わず、自分が聞きたい順に並べ替えてもらいます。

提案書の下書きは、どう渡してどう直させますか。

提案書では、先に骨子を人が書きます。課題、提案の中身、進め方の3点を、箇条書きで十分です。AIに骨子から作らせると、相手の課題と合わない提案になります。

骨子と商談メモを渡して、章立てと各ページの文案を作らせます。直すときは、次の点を一つずつ確かめます。

1. 料金は、自社の最新の料金表と一致しているか。
2. 納期と人数は、現場に確認した数字か。
3. 「必ず」「すべて」と言い切った文はないか。
4. 相手が言っていない課題を、言ったことにしていないか。

料金は、AIに書かせずに料金表から人が貼る決まりにすると、事故が減ります。研修では、この決まりを受講者の部署の言葉で書き直してもらいます。

議事録からのフォローメールは、どう渡してどう直させますか。

この成果物は、渡す材料の整え方が大事です。録音の文字起こしをそのまま渡すと、言い間違いや雑談まで拾います。先に自分で、決まったこと、決まっていないこと、次の予定の3つに分けた議事録を作ります。

その議事録を渡し、「決まっていないことを、決まったように書かないで」と添えて頼みます。出てきた下書きは、送る前に次の順で見ます。

1. 宛名と会社名が正しいか。
2. 日付と時刻が議事録と同じか。
3. 決まっていないことが、約束の形になっていないか。
4. 相手に頼む内容が、ひとつに絞られているか。

メールを送る操作は人が行います。弊社の運用でも、AIのアカウントに与えているのは下書きを作る権限だけで、送信のボタンは人が押す設定にしています。

顧客情報を入れてはいけない場面は、どこですか。

研修では、成果物の練習と同じ時間をかけて、入れてはいけない場面を決めます。弊社の考えでは、まず会社として使ってよいAIの契約かどうかを確かめます。そのうえで、次の場面は材料から外す決まりです。

• 個人が特定できる名前、電話番号、メールアドレスが入った文章
• 契約書や見積書の、相手の名前と金額が入った部分
• 商談で相手から「ここだけの話」と聞いた内容

外した部分は、「A社」「担当者」のような仮の言葉に置き換えて渡します。置き換えた表を自分の手元に残しておけば、出てきた下書きを元に戻せます。

どこまで入れてよいかは、会社ごとに違います。研修の前に、情報を扱う部署と決めておくことを勧めます。