人事部向けの生成AI研修で教える採用と評価の使い方とルール

人事部の研修では、何から教えればよいですか

最初に教えるのは、使い方ではなく線引きです。人事の仕事には、人の人生に関わる判断が多くあります。先に「ここまでは任せてよい」「ここからは人が決める」を決めておきます。

線引きがないまま使い方だけ教えると、受講者は便利さを見て自分で範囲を広げます。研修の冒頭で、次の表を配って全員で読みます。

採用では、AIをどの場面で使えますか

使えるのは、求人票の下書きと、面接の質問案の2つです。どちらも「人が読んで直す前提の文章」だからです。

求人票は、仕事内容を箇条書きにしてAIに渡し、読みやすい文章にしてもらいます。研修では、できた文章を元のメモと1行ずつ見比べる練習をします。AIは、書いていない条件をもっともらしく足すことがあるためです。求人票の内容は、職業安定法で正確で最新のものにするよう求められています。足された一文を見逃さない目を、研修で育てます。

面接の質問案は、募集する仕事の内容を渡して、聞くことの候補を出してもらいます。ここで教えるのは、仕事の力に関係のない質問を入れない点です。本籍や家族の状況などを聞かないことは、厚生労働省の公正な採用選考の考え方に示されています。AIの案にこうした質問が混じっていないかを、人が確かめます。

評価では、AIに何を任せてよいですか

任せてよいのは、評価コメントの下書きの手伝いだけです。評価点を決めたあとで、コメントの書き出しや言い回しをAIと考えます。

手順は次のとおりです。

1. 評価点と、その理由のメモを人が先に作ります。
2. 個人が特定できる情報を外して、メモの要点をAIに渡します。
3. AIが出した文を、本人に伝わる言葉に人が直します。
4. 事実と違う記述がないか、元のメモと見比べます。

研修では、順番を逆にしないことを強く教えます。AIに先に点を出させると、その点が人の判断を引っぱります。点を決めるのは、いつも評価者です。

任せてはいけない判断は何ですか

合否の決定と、評価点の決定です。この2つは、AIが提案するのも避けます。

本人の雇用や給与に直接つながるためです。AIは、なぜその結論を出したかを説明できません。結論の責任を負うのも、人事部と会社です。

研修では、受講者に「AIが勧めたから」と答える場面を想像してもらいます。応募者や社員に説明できない判断は、使ってはいけない判断だと伝えます。この線引きは、研修の資料に1枚で載せて持ち帰れるようにします。

個人情報は、研修でどう教えますか

応募者や社員の氏名、連絡先、経歴、評価は個人情報です。教える決まりは、次の手順に絞ります。

1. 氏名や連絡先は、AIに入力する前に消します。「応募者A」のような記号に置き換えます。
2. 会社が使ってよいと決めたAIサービスだけを使います。個人の無料アカウントには入れません。
3. 入力した内容が学習に使われる設定かを、使う前に確かめます。

個人情報保護法には、取得した目的の範囲で使うこと、本人の同意なく第三者に渡さないことが定められています。外部のAIサービスに個人データを入力する扱いは、サービスの規約や設定で変わります。社内の決まりは、会社の法務担当や専門家に確かめてから作ってください。

弊社では、AIのアカウントは「下書きを作る」「読む」だけの権限にし、投稿などの実行は人が行う設定にしています。人事部でも、使ってよい範囲は頼み方ではなく設定で決められます。

研修はどんな形で開けばよいですか

人事部だけの1回の研修として開くのが、最初は進めやすいです。弊社のワークショップは、社員全員が対象の単発の研修で、1回3時間です。参考価格は税抜30万円からです。

研修の前に、会社としての決まり（使ってよいサービスと入力してよい情報）を決めておくと、当日は練習に時間を使えます。準備の見方は生成AI研修のサポート体制を、発注前に確かめる6つの問い（新しいタブで開きます）に、開いたあとの見方は研修が「やった気」で終わる理由と、毎週3つの数字で防ぐ方法（新しいタブで開きます）にまとめています。